ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 октября 2015 г. N 2524р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛИТИКИ ОАО "РЖД" ПО ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В целях совершенствования организации защиты и обработки персональных данных в ОАО "РЖД" и соблюдения требований Федерального закона "О персональных данных" и иных нормативно-правовых актов в сфере обработки и защиты персональных данных:
1. Утвердить политику ОАО "РЖД" по обработке и защите персональных данных (прилагается).
2. Начальнику Департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М. обеспечить размещение документа, утвержденного настоящим распоряжением, на официальном сайте ОАО "РЖД".
Президент ОАО "РЖД"
О.В.БЕЛОЗЕРОВ
Утверждена
распоряжением ОАО "РЖД"
от 23 октября 2015 г. N 2524р
ПОЛИТИКА ОАО "РЖД"
ПО ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
I. Общие положения
1. Настоящий документ, разработанный на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, федеральных законов "О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных", "О персональных данных", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД", устанавливает единые корпоративные цели, принципы и правила обработки персональных данных в ОАО "РЖД" и определяет основные меры, реализуемые ОАО "РЖД" для обеспечения защиты персональных данных.
2. ОАО "РЖД", являясь оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обеспечивает защиту прав и свобод субъектов при обработке их персональных данных и принимает меры для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
3. Настоящий документ является общедоступным и подлежит размещению на официальном сайте ОАО "РЖД".
II. Основные понятия
4. В настоящем документе используются следующие понятия:
- пользователь услуг ОАО "РЖД" - пассажир, грузоотправитель, грузополучатель либо иное физическое или юридическое лицо, пользующиеся услугами, оказываемыми ОАО "РЖД";
- персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
- субъекты персональных данных - пользователи услуг ОАО "РЖД", работники ОАО "РЖД", а также иные лица, чьи персональные данные стали известны в силу предоставления им со стороны ОАО "РЖД" социальных льгот, гарантий и компенсаций;
- оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
- специальные категории персональных данных - персональные данные субъектов персональных данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни и судимости;
- информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
- трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;
- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором требование не раскрывать третьим лицам и не допускать распространения персональных данных без согласия субъектов персональных данных или наличия иного законного основания;
- защита персональных данных - деятельность оператора, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.
III. Цели обработки персональных данных
5. Обработка персональных данных пользователей услуг ОАО "РЖД" осуществляется в целях:
- исполнения договоров перевозки и предоставления дополнительных услуг во время осуществления перевозки;
- обеспечения транспортной безопасности;
- повышения качества обслуживания пассажиров и доступности железнодорожных перевозок путем реализации дополнительных программ поощрения пользователей услуг ОАО "РЖД".
6. Обработка персональных данных физических лиц, состоящих в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с ОАО "РЖД", осуществляется в целях исполнения заключенных с ними договоров.
7. Обработка персональных данных работников ОАО "РЖД" осуществляется в целях обеспечения выполнения договорных соглашений с работником, выполнения социальных обязательств, а также в других целях, предусмотренных уставом ОАО "РЖД" и иными нормативными актами ОАО "РЖД".
IV. Принципы и условия обработки персональных данных
8. Обработка персональных данных в ОАО "РЖД" осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных", и учитывает необходимость обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайны, а именно:
- обработка осуществляется на законной и справедливой основе;
- обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора;
- не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
- обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям обработки;
- содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Не допускается обработка данных, избыточных по отношению к заявленным целям;
- при обработке обеспечиваются точность и достаточность персональных данных и при необходимости актуальность по отношению к целям обработки. ОАО "РЖД" принимает меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных либо обеспечивает принятие таких мер;
- хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
- обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
9. Обработка персональных данных в ОАО "РЖД" осуществляется с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. При обработке персональных данных ОАО "РЖД" обязано обеспечить их конфиденциальность.
V. Субъекты персональных данных
10. ОАО "РЖД" осуществляет обработку персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных: пользователей услуг ОАО "РЖД", физических лиц, состоящих в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с ОАО "РЖД", работников ОАО "РЖД" и других субъектов персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе III настоящего документа).
VI. Обрабатываемые персональные данные
11. ОАО "РЖД" обрабатывает следующие персональные данные пользователей услуг:
- фамилия, имя, отчество;
- число, месяц, год рождения;
- место рождения;
- вид и номер документа, удостоверяющего личность, по которому приобретается проездной документ (для несовершеннолетних - свидетельство о рождении или его нотариально заверенная копия);
- пункт отправления, пункт назначения, вид маршрута следования (беспересадочный, транзитный);
- дата поездки.
В соответствии с программами поощрения пользователей услуг ОАО "РЖД" дополнительно обрабатываются следующие персональные данные:
- пол;
- дата и место рождения;
- контактный телефон;
- адрес электронной почты;
- полный почтовый адрес участника программы;
- гражданство;
- индивидуальный номер налогоплательщика.
В ОАО "РЖД" могут обрабатываться также другие персональные данные пользователей услуг ОАО "РЖД", необходимые для реализации целей обработки, указанных в пункте 5 настоящего документа.
12. Персональные данные работников, обрабатываемые в ОАО "РЖД", определяются на основании Трудового кодекса Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД".
13. Обработка персональных данных работников ОАО "РЖД", касающихся состояния здоровья, осуществляется в соответствии с требованиями Федеральных законов "О персональных данных" и "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации".
14. Персональные данные специальных категорий, за исключением данных о состоянии здоровья работников, а также биометрические персональные данные могут обрабатываться в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
VII. Обработка персональных данных в ОАО "РЖД"
15. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
16. Обработка персональных данных может осуществляться с помощью средств вычислительной техники (автоматизированная обработка) либо при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники (неавтоматизированная обработка).
17. К обработке персональных данных допускаются только те работники ОАО "РЖД", в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
Указанные работники имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.
18. Обработка персональных данных осуществляется путем:
- получения информации, содержащей персональные данные, в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
- предоставления субъектами персональных данных оригиналов необходимых документов;
- получения заверенных в установленном порядке копий документов, содержащих персональные данные, или копирования оригиналов документов;
- получения персональных данных при направлении запросов в органы государственной власти, государственные внебюджетные фонды, иные государственные органы, органы местного самоуправления, коммерческие и некоммерческие организации, физическим лицам в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- получения персональных данных из общедоступных источников;
- фиксации (регистрации) персональных данных в журналах, книгах, реестрах и других учетных формах;
- внесения персональных данных в информационные системы ОАО "РЖД";
- использования иных средств и способов фиксации персональных данных, получаемых в рамках осуществляемой ОАО "РЖД" деятельности.
19. Передача персональных данных третьим лицам (в том числе трансграничная передача) допускается с письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
При передаче персональных данных третьим лицам в соответствии с заключенными договорами ОАО "РЖД" обеспечивает обязательное выполнение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД" в области персональных данных.
20. Передача персональных данных в уполномоченные органы исполнительной власти (Федеральную налоговую службу Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и др.) осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
21. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, являющихся сторонами Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также иных иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" и может быть запрещена или ограничена в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства, не являющегося стороной указанной Конвенции, осуществляется в соответствии с законодательными актами Российской Федерации при условии соответствия действующих в этом государстве норм права и применяемых мер безопасности персональных данных положениям Конвенции.
22. ОАО "РЖД" вправе поручить обработку персональных данных другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю с согласия субъектов персональных данных на основании заключаемого договора. Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие обработку персональных данных по поручению ОАО "РЖД", обязаны соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
23. В случае, когда ОАО "РЖД" на основании договора передает или поручает обработку персональных данных другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, существенным условием договора должна быть обязанность обеспечения указанным лицом условий конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных при их передаче или обработке.
24. Хранение персональных данных в ОАО "РЖД" осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки. По достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении персональные данные подлежат уничтожению. Сроки хранения персональных данных в ОАО "РЖД" определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами ОАО "РЖД".
VIII. Права субъектов персональных данных
25. Субъект персональных данных имеет право:
- получать полную информацию, касающуюся обработки в ОАО "РЖД" его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- требовать исправления неверных либо неполных персональных данных, а также данных, обрабатываемых с нарушением требований законодательства Российской Федерации;
- требовать блокирования или уничтожения своих персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
- требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены его неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях;
- отозвать согласие на обработку своих персональных данных; обжаловать действия или бездействие оператора при обработке своих персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
IX. Обязанности оператора
26. ОАО "РЖД" при обработке персональных данных обязано:
- принимать необходимые меры для выполнения обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере обработки и защиты персональных данных;
- разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные, если это является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- осуществлять блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных;
- осуществлять прекращение обработки персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- уведомлять субъекта персональных данных об устранении допущенных нарушений или уничтожении его персональных данных;
- предоставлять по просьбе субъекта персональных данных или его представителя информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами ОАО "РЖД".
27. В целях принятия мер, необходимых для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами ОАО "РЖД", президентом ОАО "РЖД" назначается лицо, ответственное за организацию обработки и защиты персональных данных в ОАО "РЖД".
28. Лицо, ответственное за организацию обработки и защиты персональных данных в ОАО "РЖД", обязано:
- организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в ОАО "РЖД", от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- обеспечивать внутренний контроль за соблюдением в ОАО "РЖД" требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД" в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
- организовывать доведение до сведения работников ОАО "РЖД" положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, нормативных актов ОАО "РЖД" по вопросам обработки персональных данных, а также требований к защите персональных данных;
- организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений в ОАО "РЖД".
X. Обеспечение безопасности персональных данных
29. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в ОАО "РЖД" осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и требованиями уполномоченного органа государственной власти по защите прав субъектов персональных данных, федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области обеспечения безопасности, и федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.
30. ОАО "РЖД" предпринимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий.
31. Меры защиты, реализуемые ОАО "РЖД" при обработке персональных данных, включают:
- принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
- назначение должностных лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в подразделениях и информационных системах ОАО "РЖД";
- организацию обучения и проведение методической работы с работниками, осуществляющими обработку персональных данных в ОАО "РЖД";
- создание необходимых условий для работы с материальными носителями и информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
- организацию учета материальных носителей персональных данных и информационных систем, в которых обрабатываются персональные данные;
- хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
- обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации;
- обеспечение раздельного хранения материальных носителей персональных данных, на которых содержатся персональные данные разных категорий или содержатся персональные данные, обработка которых осуществляется в разных целях;
- установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям и сети Интернет без применения установленных в ОАО "РЖД" мер по обеспечению безопасности персональных данных;
- обеспечение защиты документов, содержащих персональные данные, на бумажных и иных материальных носителях при их передаче третьим лицам с использованием услуг почтовой связи;
- осуществление внутреннего контроля за соблюдением в ОАО "РЖД" законодательства Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД" при обработке персональных данных.
32. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ОАО "РЖД" в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.