МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 1 июня 2005 г. N 24
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ФЕДЕРАЛЬНОМ
АГЕНТСТВЕ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
В целях повышения эффективности договорной работы и укрепления договорной дисциплины в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке осуществления договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.
2. Руководителям территориальных управлений Агентства разработать и утвердить с учетом Положения о порядке осуществления договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта Положения о договорной работе в территориальных управлениях Агентства.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Управления учебных заведений и правового обеспечения А.Т. Осьминина.
Руководитель
М.П.АКУЛОВ
Утверждено
Приказом
Федерального агентства
железнодорожного транспорта
от 1 июня 2005 г. N 24
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ФЕДЕРАЛЬНОМ
АГЕНТСТВЕ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта (далее - Агентство).
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры (контракты, соглашения), договоры с победителями конкурсов на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, заключаемые от имени Агентства уполномоченными лицами (в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам).
1.3. Договорная работа при подготовке договора, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами Агентства.
1.4. Договорная работа осуществляется на основании:
протоколов и соглашений о намерениях между Агентством и предполагаемым контрагентом по договору, подписанных уполномоченными представителями сторон;
программ и планов, утвержденных руководителем Агентства;
распоряжений и поручений руководителя Агентства;
решений конкурсной комиссии Агентства.
1.5. Выступающие с инициативой установления договорных отношений начальники структурных подразделений центрального аппарата Агентства, руководители территориальных управлений Агентства, предприятий и учреждений, подведомственных Агентству, обосновывают целесообразность заключения договора.
Начальник Управления учебных заведений и правового обеспечения отвечает за соответствие договора законодательству Российской Федерации.
2. Обоснование целесообразности заключения договора,
определение контрагента и цены договора
2.1. До подготовки проекта договора структурное подразделение Агентства, инициирующее заключение договора (далее - подразделение-инициатор), обеспечивает подготовку обоснования целесообразности заключения договора в форме технико-экономического обоснования (ТЭО) либо пояснительной записки к проекту договора.
2.2. Как правило, ТЭО либо пояснительная записка к проекту договора должно содержать описание предполагаемой сделки, цели и мотивировку необходимости ее совершения, а также информацию об ожидаемых результатах и экономическом эффекте от реализации договора (в отношении договоров, предполагающих экономический эффект).
3. Подготовка проекта договора
3.1. Подготовка проекта договора осуществляется подразделением-инициатором либо предполагаемым контрагентом в письменной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также внутренними документами Агентства. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.
В случае необходимости для разработки проекта договора по решению руководителя Агентства могут создаваться специальные рабочие группы.
3.2. Проект договора должен состоять из следующих частей: преамбула; предмет договора; порядок расчетов; порядок выполнения, сдачи и приемки работ; права и обязанности сторон; ответственность сторон; обстоятельства непреодолимой силы; заключительные условия договора; адреса и реквизиты сторон; подписи уполномоченных подписать договор.
3.3. Проект договора составляется в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора, один из которых должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее - визовой экземпляр).
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
3.4. При заключении договора с иностранными лицами подразделение-инициатор представляет проект договора, содержащий аутентичный перевод текста на русский или иностранный язык.
4. Согласование проекта договора
4.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием его фамилии и инициалов, наименования подразделения, даты визирования. Визирование проекта договора осуществляется начальником соответствующего структурного подразделения, а в его отсутствие - заместителем начальника управления.
Подразделение-инициатор представляет проект договора для визирования, как правило, с приложением ТЭО или пояснительной записки к проекту договора, протоколом согласования договорной цены и иными документами, предусмотренными настоящим Положением и внутренними документами Агентства.
4.2. Помимо документов, предусмотренных в пункте 4.1 настоящего Положения, подразделение-инициатор представляет в Управление учебных заведений и правового обеспечения следующие документы по контрагенту:
1) нотариально заверенные копии учредительных документов, всех изменений к ним, свидетельств о государственной регистрации внесенных изменений и дополнений, свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, паспорта (последнее - только для физических лиц);
2) подтверждение полномочий лица на подписание договора, оформленных надлежащим образом (нотариально заверенная копия протокола (решения) уполномоченного органа управления контрагента о назначении единоличного исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
3) нотариально удостоверенные копии свидетельств о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
4) выписку регистрирующего органа из Единого государственного реестра юридических лиц, выданную не позднее, чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
5) нотариально заверенную копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
6) бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа (только для победителей конкурсов).
В случае заключения договоров с органом государственной власти, неоднократного заключения договоров с конкретным контрагентом, по заключению Управления учебных заведений и правового обеспечения, перечень представляемых документов может быть сокращен до перечня документов, указанных в подпунктах 1), 2), 4) настоящего пункта.
4.3. Проект договора визируется на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра текста проекта договора в следующей последовательности:
подразделение-инициатор;
Управление экономики и финансов;
Управление учебных заведений и правового обеспечения (также визы на всех листах экземпляров приложений);
Заместитель руководителя, курирующий вопросы, связанные с предметом договора.
4.4. Время рассмотрения и визирования проекта договора не должно превышать двух рабочих дней с даты поступления в соответствующее подразделение за исключением случая, предусмотренного пунктом 4.7 настоящего Положения.
4.5. В случае несогласия с отдельными положениями проекта договора подразделение, в которое поступил проект для рассмотрения и визирования, представляет в подразделение-инициатор свои замечания. Визирование проекта договора при этом не производится.
4.6. После устранения замечаний проект договора подлежит направлению в подразделение, представившее замечания, для повторного рассмотрения. При этом срок нахождения на визировании считается с даты повторного поступления проекта договора и всех необходимых документов в подразделение. После повторного рассмотрения и при отсутствии дополнительных замечаний проект договора визируется в порядке, предусмотренном настоящим разделом.
4.7. Представление проекта договора на согласование в Управление учебных заведений и правового обеспечения и в Управление экономики и финансов осуществляется при наличии на проекте подписи и печати контрагента.
Проекты договоров, имеющие подчистки, исправления, незаполненные места текста на согласование (визирование) Управлением экономики и финансов и Управлением учебных заведений и правового обеспечения не принимаются.
4.8. В случае если по предложениям и замечаниям Управления учебных заведений и правового обеспечения были внесены изменения и дополнения в проект договора, не меняющие его сути, Управление учебных заведений и правового обеспечения осуществляет визирование новой редакции проекта договора. Визы других управлений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
Если изменения носят характер, существенно затрагивающий компетенцию других управлений, новую редакцию проекта договора помимо Управления учебных заведений и правового обеспечения визируют управления, к компетенции которых относятся внесенные изменения. Визы остальных управлений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
4.9. Контроль за сроками нахождения проекта договора на визировании в причастных Управлениях осуществляется подразделением-инициатором.
5. Подписание договора, его регистрация и хранение
5.1. Проект договора представляется на подпись руководителю Агентства, а в его отсутствие - лицу, исполняющему его обязанности, подразделением-инициатором при наличии виз, предусмотренных пунктом 4.3 настоящего Положения.
5.2. Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени Агентства при ведении договорной работы выдаются руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности.
5.3. Проект доверенности готовит подразделение-инициатор в двух экземплярах в соответствии с установленными правилами делопроизводства, один из экземпляров визируется подразделением-инициатором, Управлением экономики и финансов и Управлением учебных заведений и правового обеспечения. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра доверенности указываются фамилия и инициалы, сокращенное наименование подразделения и номер телефона исполнителя.
5.4. Подписанная доверенность и ее визовой экземпляр направляются в Управление учебных заведений и правового обеспечения для регистрации и учета.
Управление учебных заведений и правового обеспечения осуществляет в течение одного рабочего дня регистрацию поступившей доверенности и проставляет на доверенности гербовую печать Агентства. В случае если доверенность составлена более чем на одном листе, после регистрации ее подлинник и визовой экземпляр брошюруются и скрепляются гербовой печатью Агентства.
Визовой экземпляр доверенности хранится в Управлении учебных заведений и правового обеспечения, а подлинный экземпляр передается лицу, которому выдана доверенность.
Копия доверенности прикладывается к проекту договора.
5.5. Доверенность может быть отменена руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, в том числе посредством издания приказа об отмене доверенности, при этом об отмене доверенности должны быть уведомлены лица, с которыми поверенный совершал сделки на основании такой доверенности, а также лица, на заключение договоров с которыми выдана доверенность. Проекты приказа и извещения готовит подразделение-инициатор выдачи доверенности и/или подразделение-инициатор заключения договоров и других сделок с использованием доверенности.
5.6. Все экземпляры договора и две копии визового экземпляра брошюруются и направляются подразделением-инициатором в течение одного рабочего дня после подписания договора для регистрации и учета в Управление учебных заведений и правового обеспечения. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра указываются фамилия и инициалы, сокращенное наименование подразделения и номер телефона исполнителя.
Управление учебных заведений и правового обеспечения осуществляет регистрацию поступившего договора в течение одного рабочего дня. После регистрации визовой экземпляр и его копии скрепляются гербовой печатью Агентства, находящейся у главного бухгалтера Агентства.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-инициатор обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
Другие экземпляры договора передаются подразделению-инициатору для передачи их контрагентам по договору под расписку. Двухсторонняя копия визового экземпляра передается для контроля за исполнением договора подразделению-инициатору и в Управление учебных заведений и правового обеспечения.
5.7. Визовой экземпляр договора вместе со всеми документами, прилагаемыми к нему в соответствии с настоящим Положением, хранится в Управлении экономики и финансов в течение 5 (пяти) лет с даты подписания договора.
6. Проведение переговоров
6.1. На стадиях подготовки обоснования целесообразности заключения договора, определения контрагента и цены договора, подготовки, согласования и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры.
6.2. Организацию переговоров осуществляет подразделение-инициатор.
В переговорах в обязательном порядке принимают участие представители Управления учебных заведений и правового обеспечения.
7. Прием исполненных обязательств по договору
на основании акта сдачи-приемки
7.1. В случаях, если исполнение договора фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-инициатор проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора на основе представленных и подписанных контрагентом двух экземпляров акта сдачи-приемки, при отсутствии замечаний один из них визирует и передает его на согласование в Управление экономики и финансов, после чего оба экземпляра направляются на подпись лицу, заключившему от имени Агентства договор.
7.2. После подписания акта сдачи-приемки подразделение-инициатор снимает с акта две копии: одну для себя, другой экземпляр направляет в Управление учебных заведений и правового обеспечения; один подлинный экземпляр акта передает контрагенту по договору, а второй - в Управление экономики и финансов.
8. Контроль за исполнением договоров
8.1. Контроль за исполнением договоров осуществляет подразделение-инициатор, которое ежеквартально до 20 (двадцатого) числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, направляет в Управление экономики и финансов справку о ходе исполнения договоров по следующей форме:
┌───┬──────┬─────┬────┬────┬─────┬─────┬─────────────┬───────────┐ │ N │Контр-│Пред-│Цена│Дата│Номер│Срок │Отметка об │Принятые │ │п/п│агент │мет │ │ │ │дей- │исполнении │меры (в │ │ │по до-│дого-│ │ │ │ствия│этапов дого- │случае не- │ │ │говору│вора │ │ │ │ │вора с указа-│исполнения)│ │ │ │ │ │ │ │ │нием докумен-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │тов, под- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │тверждающих │ │ │ │ │ │ │ │ │ │исполнение │ │ ├───┼──────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────────────┼───────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ └───┴──────┴─────┴────┴────┴─────┴─────┴─────────────┴───────────┘8.2. В случае нарушения контрагентом условий договора подразделение-инициатор направляет в Управление учебных заведений и правового обеспечения документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе: расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту.
9. Организация договорной работы в территориальных
управлениях Агентства
9.1. Организация договорной работы в территориальных управлениях Агентства осуществляется на основе положений о договорной работе в соответствующих территориальных управлениях Агентства, разработанных с учетом настоящего Положения. Указанные положения утверждаются руководителями территориальных управлений Агентства.
9.2. Структурные подразделения территориальных управлений Агентства, осуществляющие регистрацию, учет и хранение визовых экземпляров договоров, ежеквартально до 20 (двадцатого) числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, по форме, приведенной в пункте 8.1 настоящего Положения, представляют в Управление экономики и финансов перечень договоров, заключенных в течение квартала руководителями территориальных управлений Агентства или другими работниками территориальных управлений Агентства по доверенности.