МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
ПРИКАЗ
от 15 октября 2010 г. N 119
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ НА ПОСТОЯННОЕ
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ЗАЯВОК НА ВЫДАЧУ ДИПЛОМОВ НА ОТКРЫТИЯ
В связи с истечением сроков временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, и в соответствии с письмом РГАНТД от 07.05.2009 N 463 приказываю:
1. Утвердить Порядок подготовки и передачи на постоянное хранение дел заявок на выдачу дипломов на открытия в соответствии с Приложением к настоящему Приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на директора ФГУ ФИПС Барбашина А.В.
Руководитель
Б.П.СИМОНОВ
Приложение
к Приказу Роспатента
от 15 октября 2010 г. N 119
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
ДЕЛ ЗАЯВОК НА ВЫДАЧУ ДИПЛОМОВ НА ОТКРЫТИЯ
1.1. Настоящий Порядок подготовки и передачи на постоянное хранение дел заявок на выдачу дипломов на открытия (далее - Порядок) определяет принципы и регламентирует проведение работ, связанных с делами заявок на выдачу дипломов на открытия (далее - заявки на открытия), для их передачи на постоянное хранение в государственное учреждение "Российский государственный архив научно-технической документации" в г. Самаре (далее - филиал РГАНТД).
1.2. При разработке настоящего Порядка учтены следующие документы:
1.2.1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ.
1.2.2. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. М., Росархив, 1998.
1.2.3. Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 24 апреля 1959 г. N 435 и введенное в действие с 1 мая 1959 г.
1.2.4. Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 21 августа 1973 г. N 584 и введенное в действие с 1 января 1974 г.
1.2.5. Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор на государственное хранение патентной документации". М., ГАС РФ, ВНИИДАД, 1995.
1.2.6. "Основные правила работы архивов организаций", одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
1.2.7. Инструкция по научно-технической обработке патентной документации за 1961 - 1987 гг., филиал РГАНТД, г. Самара, 2005.
1.2.8. ГОСТ Р 33.505-2003. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием.
1.2.9. Типовой технологический регламент изготовления микрофиш страхового фонда и фонда пользования. М., РГАНТД, 1994.
1.2.10. ГОСТ 13.1.105-91. Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы.
1.2.11. ГОСТ 13.1.107-86. Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические требования.
1.3. Заявки на открытия, оформленные и поданные согласно Положениям об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях от 1959 и 1974 гг., представляют собой научно-техническую документацию, имеющую научное, историческое и практическое значение и находятся на хранении в филиале ФГУ ФИПС.
Заявки на открытия вне зависимости от вынесенного по ним решения составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Для организации и проведения работ по заявкам на открытия образуется постоянно действующая экспертная комиссия филиала ФГУ ФИПС (далее - ЭК). Положение об ЭК и ее персональный состав утверждаются директором филиала ФГУ ФИПС, при этом Положение об ЭК согласовывается с филиалом РГАНТД.
1.5. Решения ЭК, касающиеся передачи на постоянное хранение заявок на открытия, вступают в силу после согласования с экспертно-поверочной комиссией филиала РГАНТД (далее - ЭПК) и утверждения директором филиала ФГУ ФИПС.
2. Проводимые работы затрагивают комплекс сведений, касающихся:
- заявочных данных: номера государственной регистрации заявки на открытие, даты подачи заявки в Госкомитет, Госкомизобретений или Госпатент;
- технической информации: названия предполагаемого открытия, его описания, формулы, иллюстрирующих материалов и документов, подтверждающих приоритет открытия;
- идентификации лиц, имеющих отношение к открытию: заявителя, автора (соавторов), наследников, предприятия, организации или учреждения;
- физико-химического состояния заявочной документации и степени ее сохранности.
3. Порядок просмотра заявок на открытия в процессе их подготовки и передачи на постоянное хранение.
3.1. Работы проводятся по истечении сроков ведомственного хранения последовательно в отношении ежегодных массивов заявок на открытия начиная с раннего срока подачи.
3.2. Заявки на открытия как часть научно-технической документации находятся на хранении в филиале ФГУ ФИПС до их передачи на постоянное хранение в филиал РГАНТД с предельным сроком, не превышающим 25 лет.
3.3. Работа считается выполненной по завершении подготовки заявок на открытия при наличии в них титульного листа, листа-заверителя и проведенной по ним научно-технической обработки, а также составленной на них описи дел постоянного хранения и изготовленных с них микрофильмов страхового и рабочего фондов.
4. Опись дел постоянного хранения в 2-х экземплярах рассматривается на заседании ЭК и подписывается председателем ЭК, утверждается директором филиала ФГУ ФИПС и передается в филиал РГАНТД для согласования с ЭПК.
5. В описательные статьи описи дел заявок на открытия постоянного хранения входят следующие данные:
- номер единицы хранения по порядку;
- номер заявки;
- фамилия, имя, отчество автора (авторов);
- название открытия;
- номер диплома;
- количество листов.
6. Научно-техническая обработка (НТО) заявок на открытия.
6.1. Подлежащие передаче на постоянное хранение заявки на открытия с целью подбора оптимального объема документации, достаточной и необходимой для отражения исчерпывающей информации о заявленном открытии, подлежат научно-технической обработке, которая состоит из следующих видов работ;
- прием на НТО заявок на открытия;
- подготовка к упорядочению заявок на открытия с удалением дуплетных экземпляров (при необходимости, расшивание обложки с удалением металлических скрепок, обрезание или замена обложки с перенесением со старой обложки на новую всех реквизитов, укладка старой обложки в заявку лицевой стороной);
- упорядочение заявки на открытие с нумерацией листов;
- подготовка и приобщение к ней титульного листа и листа-заверителя.
6.2. Состав документов для постоянного хранения, оставляемых в заявке на открытие, располагается при проведении НТО в хронологической последовательности:
- заявление о выдаче диплома на открытие;
- описание предполагаемого открытия (авторский экземпляр);
- материалы, иллюстрирующие открытие;
- документы, подтверждающие приоритет открытия;
- исправленные или дополненные материалы описания;
- справка о принятии заявки на открытие к рассмотрению или извещение об отказе;
- заключение сторонних организаций о наличии открытия;
- решение о признании заявленного положения открытием или об отказе;
- утвержденная формула, согласованная с автором (соавторами), с датой ее приоритета.
6.3. Подготовка заявки на открытие для передачи на постоянное хранение включает:
- размещение документов в хронологической последовательности;
- мелкий ремонт;
- подшивку документов;
- нумерацию листов;
- составление и печатание описи документов для постоянного хранения;
- сверку документов после печатания описи;
- оформление описи с заверением ее должностным лицом, ответственным за проведение НТО.
7. Заявки на открытия, подлежащие передаче на постоянное хранение в филиал РГАНТД, комплектуются в партии, на которые работники филиала ФГУ ФИПС подготавливают сдаточные описи.
Передача и прием заявок на постоянное хранение оформляются актом установленной формы.
Акт и сдаточная опись подписываются на стадии приема-передачи заявок на открытия должностными лицами филиала ФГУ ФИПС и филиала РГАНТД, ответственными за ее проведение.
Акт приема-передачи утверждается директором филиала ФГУ ФИПС и руководством филиала РГАНТД.
8. Страховому копированию подлежат все передаваемые на постоянное хранение заявки на открытия.
Микроформы страховых копий изготавливают в виде микрофиш по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.