МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
ПРИКАЗ
от 4 декабря 2014 г. N 187
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ОБРАЩЕНИЯ
И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее - Роспатент) согласно Приложению к настоящему Приказу.
2. Федеральному государственному бюджетному учреждению "Федеральный институт промышленной собственности" (О.И. Стрелков), Федеральному государственному бюджетному учреждению "Федеральное агентство по правовой защите результатов интеллектуальной деятельности военного, специального и двойного назначения" (Б.Е. Шишков), Федеральному государственному бюджетному образовательному учреждению высшего профессионального образования "Российская государственная академия интеллектуальной собственности" (И.А. Близнец) привести инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствие с настоящей Инструкцией в срок до 26 декабря 2014 года.
3. Признать утратившим силу Приказ Роспатента от 20 мая 1998 г. N 106.
4. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Роспатента М.В. Жамойдика.
Вр.и.о. руководителя
Л.Л.КИРИЙ
Приложение
к Приказу Федеральной службы
по интеллектуальной собственности
от 4 декабря 2014 г. N 187
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ОБРАЩЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.
1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее - конфиденциальная информация), в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее - Роспатент).
1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности Роспатента, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
1.5. В Роспатенте документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории "Для служебного пользования" (далее - категория "ДСП").
Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах; экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.
1.7. В Роспатенте относить документы к категории "ДСП" имеют право:
руководитель Роспатента;
заместители руководителя Роспатента;
начальники структурных подразделений Роспатента.
1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя государственному гражданскому служащему, указанному в пункте 1.7 настоящей Инструкции, направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории "ДСП" оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП", и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "ДСП".
1.10. Передача служебной информации ограниченного распространения другим организациям производится с разрешения должностных лиц, указанных в пункте 1.7 настоящей Инструкции.
1.11. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории "ДСП", либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
Решение о снятии с документов и изданий других министерств и ведомств ограничения на распространение производится в установленном порядке по принципу принадлежности.
1.12. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.
О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
1.13. Ответственность за защиту служебной конфиденциальной информации от утечки по техническим каналам возлагается на руководителей структурных подразделений, разрабатывающих и эксплуатирующих данные системы и каналы связи.
II. Прием, регистрация и учет входящих документов,
содержащих конфиденциальную информацию
2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления (Служба ДОУ) в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.
2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:
проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования", "ДСП" и т.п.;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить целостность упаковки документа;
проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложении к сопроводительному письму.
2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с Приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается ответственным работником Службы ДОУ и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте - государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий - подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Финансово-административного управления.
При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета об этом сразу докладывается руководителю Роспатента, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления.
2.4. Конверты с пометкой "Для служебного пользования", адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим Роспатента, с пометкой "лично" не вскрываются, а сразу передаются по назначению.
2.5. После вскрытия пакета государственные гражданские служащие Службы ДОУ проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа руководителем Службы ДОУ и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с Приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй - подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления.
2.6. Входящие в Роспатент документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.
2.7. Регистрация документов категории "ДСП" производится в специальном журнале (Приложение N 3), далее документ направляется руководителю Роспатента или заместителям руководителя на вынесение указания (резолюции) по исполнению документа в соответствии с установленным в Роспатенте распределением обязанностей между руководителем Роспатента, его заместителями и иными должностными лицами. Резолюция по исполнению документа переносится в журнал. В соответствии с резолюцией документ передается под расписку в журнале государственному гражданскому служащему управления-исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении.
2.8. Если в резолюции по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю, поставленному в резолюции первым.
Передача документов категории "ДСП" из одного структурного подразделения в другое осуществляется только ответственным государственным гражданским служащим Службы ДОУ.
III. Подготовка и оформление документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляются в структурных подразделениях Роспатента.
3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.
3.3. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории "ДСП".
Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории "ДСП", независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.
3.4. Исполнитель документа категории "ДСП" на обороте последнего листа каждого экземпляра указывает:
количество отпечатанных экземпляров;
фамилию исполнителя и дату исполнения;
номер дела, в который будет подшит документ;
дату и пометку "черновик уничтожен" (или: "исполнено без черновика").
3.5. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе.
3.6. Подписанные документы категории "ДСП", с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передаются для регистрации и отправки работнику Службы ДОУ, осуществляющему их учет.
При необходимости направления документа категории "ДСП" в несколько адресов необходимое количество заверенных копий документа передается работнику Службы ДОУ с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.
3.7. Ответственность за выпуск тиражируемых документов и изданий категории "ДСП" несут руководители структурных подразделений.
Документы и издания категории "ДСП", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
IV. Регистрация и отправка исходящей
конфиденциальной корреспонденции
4.1. Регистрация исходящих документов производится в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (Приложение N 4).
Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления и хранится в запираемом шкафу у ответственного работника Службы ДОУ, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером возвращается под расписку в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции в управление, подготовившее данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.
4.2. Пересылка документов с грифом "ДСП" сторонним организациям производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Отправляемые документы должны быть помещены в конверты либо упакованы. Использовать конверты с прозрачными окнами для пересылки этих документов запрещается.
Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.
4.3. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются работнику Службы ДОУ.
4.4. При возврате документа почтовым отделением ответственный работник Службы ДОУ делает отметку в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю под расписку в этом журнале.
V. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов
и обеспечение ограничений к их доступу
5.1. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими Роспатента в ходе проводимых проверок, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в Службе ДОУ, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения выделяются в отдельные дела "ДСП" в материалах проведения данных проверок и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами "ДСП".
5.2. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования". Выдача дел производится по карточке учета выдачи дела (Приложение N 5).
5.3. Экспертиза ценности документов "ДСП" проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, утвержденной Приказом Роспатента от 17 декабря 2012 г. N 159 (далее - Инструкция по делопроизводству).
5.4. Отобранные к уничтожению дела "ДСП", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению делами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
5.5. После уничтожения материалов "ДСП" в учетных документах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт N __ от __ (дата)".
5.6. Информация в виде бюллетеней, реферативных информационных изданий, телефонных и адресных справочников уничтожается без акта, но с отметкой в учетных формах, заверяемых подписями исполнителей и работников, ответственных за учет и хранение документов категории "ДСП".
VI. Обеспечение сохранности документов
6.1. Документы категории "ДСП" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых шкафах.
6.2. Передача дел, документов и изданий "ДСП" осуществляется под расписку с разрешения соответствующего руководителя.
6.3. При смене работника, ответственного за учет документов "ДСП", составляется акт приема-передачи.
6.4. Конфиденциальные документы Роспатента и конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти и находящиеся в распоряжении Роспатента, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
6.5. Выносить конфиденциальные документы из здания Роспатента разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя или заместителей руководителя Роспатента.
6.6. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в Роспатент конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.
6.7. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений Роспатента.
6.8. Государственные гражданские служащие Службы ДОУ, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов, и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.
6.9. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов категории "ДСП" из одного дела в другое без санкции лица, осуществляющего их учет.
6.10. Проверка наличия документов категории "ДСП" в структурных подразделениях проводится ежегодно комиссией, назначаемой приказом руководителя Роспатента. В состав комиссии обязательно включаются лица, ведущие учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
В архиве проверка проводится один раз в 5 лет.
6.11. О фактах утраты документов категории "ДСП", разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию ставится в известность руководство Роспатента.
В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном порядке.
Приложение N 1
к Инструкции о порядке учета,
обращения и хранения документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в Федеральной службе
по интеллектуальной собственности
АКТ "__" ______ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________, составили настоящий акт в том, что при приеме пакета N ___________________, доставленного ____________________________________________________________, (должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет) обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета: ___________________________________________________________________________ (описание нарушений) ___________________________________________________________________________ Заместитель начальника отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка подписи Должность работника, доставившего пакет Подпись Расшифровка подписиПриложение N 2
к Инструкции о порядке учета,
обращения и хранения документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в Федеральной службе
по интеллектуальной собственности
АКТ "__" ______ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________, составили настоящий акт в том, что при приеме пакета N ___________________, поступившего из __________________________________________________________, (наименование отправителя) обнаружено расхождение в учетных данных документов: _______________________ ___________________________________________________________________________ (излагается суть расхождения) ___________________________________________________________________________ Лицевая сторона пакета прилагается. Заместитель начальника отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка подписи Должность государственного гражданского служащего, вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписиПриложение N 3
к Инструкции о порядке учета,
обращения и хранения документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в Федеральной службе
по интеллектуальной собственности
Для служебного пользования ЖУРНАЛ регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции Начат "__" ______ 20__ г. Окончен "__" ______ 20__ г. На ____ листах| Входящий N и дата поступления | N, дата и наименование отправителя | Краткое содержание документа | Количество листов | N экз. | Куда направлен документ | Расписка получателя и дата | Расписка о возврате документа в службу ДОУ и дата | Срок исполнения | Исх. N письма об исполнении (N дела) | |
| сопроводит. письмо | основной докум. | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 3,5 см | 3,5 см | 7 см | 1,5 см | 1,5 см | 1,5 см | 4,5 см | 3,5 см | 3,5 см | 3,5 см | 3,5 см |
Приложение N 4
к Инструкции о порядке учета,
обращения и хранения документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в Федеральной службе
по интеллектуальной собственности
Для служебного пользования ЖУРНАЛ регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции Начат "__" ______ 20__ г. Окончен "__" ______ 20__ г. На ____ листах| Дата и N исходящего документа | Исполнитель | Краткое содержание документа | Кол-во листов | N экз. | Куда направлен документ (в соответствии с рассылкой) | N дела, куда подшит документ | |
| сопроводит. письмо | основной докум. | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 4 см | 5 см | 10 см | 2,5 см | 2,5 см | 2,5 см | 7 см | 4,5 см |
Приложение N 5
к Инструкции о порядке учета,
обращения и хранения документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в Федеральной службе
по интеллектуальной собственности
КАРТОЧКА
учета выдачи дела "ДСП"
____________________________________________________________
(учетный номер и наименование документа или дела)
| Дата выдачи | Кому выдано (структурное подразделение и фамилия исполнителя) | Расписка в получении и дата | Дата возврата и подпись | Примечание |