МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 8 июня 2004 г. N САЭ-3-09/357
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННЫХ
ДЕЛ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
И УЧЕТНЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 N 439 "Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, и требований к их оформлению" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 26, ст. 2586; 2003, N 7, ст. 642; 2003, N 43, ст. 4238; 2004, N 10, ст. 864) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц.
2. Управлениям Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъектам Российской Федерации довести Инструкцию по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц для применения в работе до территориальных регистрирующих (налоговых) органов.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Российской Федерации по налогам и сборам Д.А. Чушкина.
Исполняющий обязанности
Министра Российской Федерации
по налогам и сборам
А.Э.СЕРДЮКОВ
Утверждена
приказом МНС России
от "__" _______ 2004 г. N ______
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННЫХ
ДЕЛ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
И УЧЕТНЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
Настоящая инструкция разработана в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", Правилами ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. N 438, Правилами ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 октября 2003 г. N 630, Правилами ведения Единого государственного реестра налогоплательщиков, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2004 г. N 110, приказом МНС России от 3 марта 2004 г. N БГ-3-09/178 "Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, утвержденной приказом МНС России от 24 июня 2003 г. N БГ-4-18/17дсп, приказом МНС России от 02.04.2004 N САЭ-3-09/255 "Об утверждении рекомендуемых форм сообщений, используемых при учете сведений о юридических и физических лицах" и Инструкцией о порядке работы с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну налоговых органов, утвержденной приказом МНС России от 04.03.2002 N БГ-4-18/5дсп.
I. Порядок формирования, использования и хранения регистрационных дел юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
1. В регистрационном деле юридического лица или индивидуального предпринимателя, сведения о государственной регистрации которых внесены в соответствующий государственный реестр, должны содержаться все документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с Федеральным законом "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".
2. В регистрационное дело юридического лица в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации юридического лица и внесении изменений в государственный реестр, решение о государственной регистрации регистрирующего органа либо иного органа в соответствии с федеральными законами о специальном порядке регистрации отдельных видов юридических лиц и сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения о юридическом лице.
В регистрационное дело индивидуального предпринимателя в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и внесении изменений в государственный реестр, решения регистрирующего органа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, и внесении изменений в сведения, содержащиеся в государственном реестре, а также сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения об индивидуальном предпринимателе.
3. Регистрационное дело юридического лица состоит из заявлений, учредительных документов, решений, уведомлений, передаточных актов, разделительных балансов, договоров, согласований, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию юридических лиц до 01.07.2002, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.
Регистрационное дело индивидуального предпринимателя состоит из заявлений, копий основного документа физического лица либо копий документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, лица без гражданства, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей до 01.01.2004, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.
Все документы регистрационного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением наименования юридического лица, либо фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя.
На обложке указывается (проставляется) номер регистрационного дела (Основной государственный регистрационный номер юридического лица либо Основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя).
Регистрационное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы государственной регистрации.
Датой заведения регистрационного дела признается дата принятия решения о государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, либо дата принятия решения об отказе в государственной регистрации. Датой закрытия регистрационного дела признается дата внесения в государственные реестры записи о ликвидации или прекращении деятельности юридического лица путем реорганизации либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.
4. Все документы, содержащиеся в регистрационном деле, должны располагаться в хронологическом порядке по мере поступления документов. В каждом регистрационном деле ведется внутренняя опись (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов. Регистрационное дело может состоять из нескольких томов (папок).
При формировании регистрационного дела не следует нарушать целостность прошивки каждого документа.
Все документы, сформированные регистрирующим органом (листы записей государственного реестра и иные документы), заверяются в установленном порядке уполномоченным лицом налогового органа. Документы, содержащие более одного листа, прошиваются ниткой, нумеруются и скрепляются печатью.
Копии учредительных документов, содержащихся в регистрационном деле, выдаваемые по запросу, прошиваются и заверяются подписью уполномоченного лица налогового органа и скрепляются печатью с проставлением штампа "Копия верна".
Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.
Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, (ЕГРЮЛ), сформированные по запросам, подписываются должностным лицом, уполномоченным подписывать Свидетельства о государственной регистрации, и скрепляются гербовой печатью налогового органа.
Документы, включаемые в регистрационные дела, должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
5. Изъятие из регистрационного дела отдельных документов категорически запрещается. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке. В копию дела необходимо подшить акт выемки и основание, о чем сделать запись в копии внутренней описи дела. Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом руководителя налогового органа.
Допускается временная передача документов и регистрационных дел в пределах налогового органа, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
6. Регистрационные дела хранятся в структурном подразделении регистрирующего органа, в полномочия которого входит хранение регистрационных дел.
До передачи документов работнику, отвечающему за хранение, ответственность за их сохранность несут те сотрудники, у которых они находятся.
7. Должностные лица регистрирующих органов хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
8. При реорганизации юридического(их) лиц(а) на вновь созданное в результате реорганизации юридическое(ие) лицо(а) заводится новое регистрационное дело с соответствующим номером.
При несовпадении места нахождения вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц с местом нахождения реорганизованного(ых) юридического(их) лица, регистрирующий орган направляет регистрационные дела вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц в соответствующие регистрирующие органы.
9. При изменении места нахождения юридического лица, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту нахождения юридического лица.
В случае изменения места жительства индивидуальным предпринимателем, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту жительства индивидуального предпринимателя.
При этом во внутренней описи регистрационного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.
10. При ликвидации (прекращении деятельности) юридического лица либо при прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в регистрационное дело подшиваются все необходимые документы, поступившие в регистрирующий орган согласно положениям Федерального закона "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".
11. Регистрационные дела ликвидированных или прекративших деятельность в результате реорганизации юридических лиц, физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, передаются на хранение в архив.
Формирование регистрационного дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
II. Порядок формирования, использования и хранения учетных дел юридических лиц
1. В целях проведения налогового контроля налогоплательщики - организации подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации (далее - Кодекс).
2. Учетное дело налогоплательщика - организации (далее - учетное дело) формируется из документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов при реализации положений Кодекса по учету налогоплательщиков - организаций. Учетное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы по учету налогоплательщиков - организаций. Все документы подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением наименования налогоплательщика-организации и его ИНН.
3. В каждом учетном деле организации, как по месту ее нахождения, так и по месту нахождения обособленных подразделений, недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Кодексом, имеется опись документов (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов, подшитых в данное дело. Документы подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Учетное дело может состоять из нескольких томов (папок).
При формировании учетного дела не следует нарушать целостность прошивки каждого документа.
Все документы, сформированные налоговым органом (выписки из ЕГРЮЛ и иные документы), в установленном порядке заверяются и скрепляются печатью уполномоченным лицом налогового органа. Документы, содержащие более одного листа, прошиваются ниткой, нумеруются и скрепляются печатью.
Копии документов, содержащихся в учетном деле, выдаваемые по запросу, прошиваются и заверяются подписью уполномоченного лица налогового органа и скрепляются печатью с проставлением штампа "Копия верна".
Включаемые в учетные дела документы, содержащие сведения, составляющие в соответствии со статьей 102 Кодекса налоговую тайну, должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
4. Допускается временная передача документов из дела в пределах налогового органа его должностными лицами. Выдача документов и дел осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
5. Документы, включенные в учетное дело, имеют единый срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
6. Учетное дело налогоплательщика - организации в налоговом органе состоит из заявлений, учредительных документов, решений, уведомлений, передаточных актов, разделительных балансов, договоров, согласований, выписок из ЕГРЮЛ, запросов из Единого государственного реестра налогоплательщиков и копий ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, копий документов, представленных в УМНС России для государственной регистрации юридических лиц, для которых установлен специальный порядок государственной регистрации, изготовленных и заверенных соответствующим УМНС России, сведений, поступивших от органов, указанных в статье 85 Кодекса, а также иных документов, представленных в налоговый орган.
7. Учетные дела ликвидированных или прекративших деятельность в результате реорганизации юридических лиц передаются на хранение в архив.
8. Формирование учетного дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
III. Порядок формирования, использования и хранения учетных дел физических лиц
1. Учетное дело физического лица (далее - учетное дело) формируется из документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов при реализации положений Налогового кодекса Российской Федерации по учету физических лиц. Учетное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы по учету физических лиц.
2. В учетное дело включаются все документы по учету физических лиц, поступающие в налоговый орган от органов, осуществляющих государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, от органов, перечисленных в статье 85 Налогового кодекса Российской Федерации, от самого физического лица, документы, которыми налоговые органы обмениваются в процессе осуществления процедур по учету физических лиц, а также копии документов, выдаваемых налоговыми органами физическому лицу, копии запросов о предоставлении сведений о налогоплательщике с отметкой об их исполнении.
Все документы учетного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) и ИНН.
Все документы, включаемые в учетное дело, должны располагаться в хронологическом порядке по мере поступления. Учетное дело может состоять из нескольких томов (папок). В каждом учетном деле ведется внутренняя опись (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов. Во внутреннюю опись записываются наименования и коды всех подшитых документов в соответствии с ведомственным справочником "Документы, необходимые для осуществления процедур по учету налогоплательщиков - физических лиц" (СДУФЛ), утвержденным Заместителем Министра Российской Федерации по налогам и сборам 11.10.1999, дата включения документа в учетное дело, количество листов.
3. Изъятие из учетного дела отдельных документов категорически запрещается ввиду того, что могут быть нарушены конституционные права физического лица. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке исключительно лицом, уполномоченным на ведение конкретного дела. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке.
Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.
Допускается временная передача документов из дела в пределах налогового органа его должностными лицами, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.
4. Все документы по вопросам учета физических лиц, поступающие в налоговый орган и направляемые (выдаваемые) налоговым органом, регистрируются в соответствующем журнале, который ведется в электронном виде в отделе, в функции которого включены вопросы по учету физических лиц.
5. Документы, включенные в учетное дело физического лица, имеют единый срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
6. Учетные дела физических лиц содержат конфиденциальную информацию, поэтому должны храниться с учетом требований приказа МНС России от 04.03.2002 N БГ-4-18/5ДСП.
7. В случае изменения места жительства физическим лицом, влекущего за собой смену налогового органа, налоговый орган по прежнему месту жительства пересылает учетное дело в налоговый орган по новому месту жительства физического лица.
При этом во внутренней описи учетного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.
8. После снятия с учета физического лица в налоговом органе в связи со смертью физического лица его учетное дело передается в архив. Формирование дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
Приложение N 1
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей
и учетных дел организаций
и физических лиц,
утвержденной приказом МНС России
от "__" _______ 2004 г. N ______
Опись дела
┌────┬───────────────┬───────────┬───────────────────┬─────────┬──────────┐ │ N │ Наименование │ Код │ Дата включения │ Кол-во │Примечания│ │п/п │ документа │ документа │документа в учетное│ листов │ │ │ │ │ │ дело │ │ │ ├────┼───────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼───────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ └────┴───────────────┴───────────┴───────────────────┴─────────┴──────────┘Приложение N 2
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей
и учетных дел организаций
и физических лиц,
утвержденной приказом МНС России
от "__" _______ 2004 г. N ______
Наименование регистрирующего органа КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N _____ Начата ____________ Окончена __________ Форма титульного листа книги выдачи документов ┌───┬──────┬──────┬────┬───────┬──────────┬──────────┬─────────────┬──────┐ │ N │ Дата │Опись │Ед. │ Кому │Расписка в│ Дата │ Расписка в │Приме-│ │п/п│выдачи│ N │хр. │выдано │получении │ возврата │ возвращении │чание │ │ │ │ │ N │ │ дела │ дела │ дела │ │ ├───┼──────┼──────┼────┼───────┼──────────┼──────────┼─────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ ├───┼──────┼──────┼────┼───────┼──────────┼──────────┼─────────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴──────┴──────┴────┴───────┴──────────┴──────────┴─────────────┴──────┘ Итого в ____ году выдано из отдела N ______________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи ДатаПриложение N 3
к Инструкции по формированию,
использованию и хранению
регистрационных дел юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей
и учетных дел организаций
и физических лиц,
утвержденной приказом МНС России
от "__" _______ 2004 г. N ______
Наименование налогового органа Карта - заместитель документа Документ __________________________________________________________________ (N и название) Дело ______________________________________________________________________ (N и название) Отдел _____________________________________________________________________ (N и название) Выдано во временное пользование: ┌────────┬─────────────────────────┬─────────────────┬────────────────────┐ │ N п/п │ ФИО пользователя │ Дата выдачи │ Дата возврата │ ├────────┼─────────────────────────┼─────────────────┼────────────────────┤ │ │ │ │ │ ├────────┼─────────────────────────┼─────────────────┼────────────────────┤ │ │ │ │ │ ├────────┼─────────────────────────┼─────────────────┼────────────────────┤ │ │ │ │ │ └────────┴─────────────────────────┴─────────────────┴────────────────────┘