МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПИСЬМО
от 11 октября 2006 г. N 6/1875-К
Направляем для использования в работе "Рекомендации по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы", подготовленные Росархивом.
В.П.КОЗЛОВ
Приложение
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
1. Настоящие Рекомендации подготовлены с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния", а также "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
2. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния на постоянное хранение, распространяются правила обеспечения сохранности, учета и использования документов, действующие в государственных архивах Российской Федерации.
3. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния в государственные архивы, предоставляются пользователям для ознакомления в читальных залах государственных архивов, в целях проведения научных, социально-правовых, социологических, генеалогических и иных исследований и используются в выставочной, публикационной и справочно-информационной работе, в том числе для исполнения запросов граждан социально-правового, генеалогического и биографического характера, а также для изготовления копий.
4. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах государственные архивы выдают архивные справки, выписки из них и архивные копии о рождении, смерти, заключении или расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени.
5. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий из актовых книг и метрических книг определяется "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук".
6. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся в актовых записях сведений (приложение N 1). Данные о лице приводятся в точном соответствии с актовыми записями.
Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе пользователя, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором говорится в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах, оговариваются в архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".
7. В случае наличия в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение N 2).
В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" (приложения N 3, 4).
8. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов гражданского состояния, предназначенные для направления за пределы Российской Федерации, в том числе в государства - участники СНГ, подписываются руководителем государственного архива и заверяются гербовой печатью.
Справки, предназначенные для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, за исключением тех, с которыми у Российской Федерации имеются соответствующие соглашения, заверяются апостилем и направляются заявителям в соответствии с установленным порядком.
9. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов записи актов гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия, справки и копии записей актов гражданского состояния выдаются за плату.
10. Архивная справка или архивная копия записи акта гражданского состояния направляется заявителю после представления в государственный архив квитанции о ее оплате по почте или выдается ему или доверенному лицу на руки.
Архивная справка с проставленным апостилем и предназначенная для использования за границей выдается заявителю после предъявления квитанции об оплате государственной пошлины.
11. Внесение исправлений, изменений, восстановление или аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на хранение в государственные архивы, не производится.
12. Заключения органа записи актов гражданского состояния или решения суда о внесении исправлений, изменений, восстановлении или аннулировании записи актов гражданского состояния приобщаются (подшиваются) к соответствующей актовой книге или метрической книге, нумеруются и учитываются в листе-заверителе дел в описи.
Возможно также формирование отдельных дел из решений судов и заключений органов записи актов гражданского состояния для организации их постоянного хранения и учета в установленном порядке.
13. В актовой книге или метрической книге рядом с записью, к которой имеется заключение органа записи актов гражданского состояния или решения суда, проставляется специальный штамп "Изменение".
В листах использования таких актовых книг и метрических книг делаются отметки о внесении изменений со ссылкой на номера записей и листов данного дела или шифров и листов вновь сформированных дел с соответствующими заключениями органов записи актов гражданского состояния или решениями суда.
14. В случае получения от органов записи актов гражданского состояния или судебных органов иностранных государств поручения о внесении изменений, исправлений, восстановлении или аннулировании записей актов гражданского состояния, содержащихся в актовых и метрических книгах, поступивших на хранение в государственные архивы, указанные изменения вносятся в соответствии с существующими договорами о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а, в случае их отсутствия, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Отдел организации
исполнения социально-правовых
запросов Росархива
Приложение N 1
Бланк государственного архива Адресат АРХИВНАЯ СПРАВКА В документах архивного фонда Вологодской духовной консистории в метрической книге Городищенской Всехсвятской церкви Велико-Устюгского уезда за 1885 год в записи N 31 значится: МАРИЯ - родилась 19 (крещена 21) июля. Отец - Матвей Иванов Горбунов Мать - Евдокия Петрова Горбунова. Основание: ф. 361. оп. 11. д. 60. л. 151. Директор архива (Расшифровка подписи) Исполнитель (Расшифровка подписи) Гербовая печатьПриложение N 2
Бланк государственного архива Адресат АРХИВНАЯ СПРАВКА В документах архивного фонда Ярославской духовной консистории в метрической книге Владимирской церкви города Ярославля за 1918 год в записи от 11 октября N 346 и с внесенными в нее на основании решения городского суда г. Ярославля от 11 апреля 1992 года N 13\65 изменениями значится: МИХАИЛ - родился 1 (крещен 2) мая. Отец - Иван Семенович Николаев, Мать - Елена Петровна Николаева. Основание: ф. 36. оп. 2. д. 160. л. 51; д. 178. л. 2. Директор архива (Расшифровка подписи) Исполнитель (Расшифровка подписи) Гербовая печатьПриложение N 3
Бланк государственного архива Адресат АРХИВНАЯ СПРАВКА В метрической книге евангелическо-реформаторской церкви села Голый Карамыш Камышинского уезда Саратовской губернии за 1912 год имеется запись от 11 октября N 346 о рождении 17 сентября 1912 г. у поселян-собственников Гейнриха и Елизаветы (урожденной Фрикк) Шпет - дочери Берты. Основание: ф. 637, оп. 18, д. 2, л. 15. Решением суда Саратовской области от 19 ноября 1999 г. N 13\5. в актовую запись N 346 внесены следующие изменения: "отец - Генрих Иванович, мать - Елизавета Николаевна (урожденная Фрик) Шпет - дочери Беаты". Основание: ф. 637. оп. 18. д. 2. л. З11а. Директор государственного (Расшифровка подписи) архива Исполнитель (Расшифровка подписи) Гербовая печатьПриложение N 4
Бланк государственного архива Адресат АРХИВНАЯ СПРАВКА В метрической книге римско-католической церкви села Остроговка Навоузенского уезда Самарской губернии за 1918 год имеется запись от 17 ноября N 283 о рождении 15 ноября 1918 года у граждан Иоанна и Клементины (урожденной Гунгер) Квинт - сына Фридриха. В актовую запись N 283 по заключению отдела ЗАГС Саратовской области от 16 мая 1996 г. N 4-7р. внесено следующее исправление: "отец - Иван Иванович Квинт, немец, мать - Клементина Яковлевна (урожденная Гунгер) Квинт - немка". Основание: ф. 428. оп. 35. д. 9, л. 83. Директор государственного (Расшифровка подписи) архива Исполнитель (Расшифровка подписи) Гербовая печать