ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ
ПРИКАЗ
от 31 мая 2005 г. N 292
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
ДОГОВОРОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ФИЗИЧЕСКОЙ
КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ
На основании Указа Президента Российской Федерации от 18 ноября 2004 г. N 1453 "О Федеральном агентстве по физической культуре и спорту", Положения о Федеральном агентстве по физической культуре и спорту, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2004 г. N 904, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке согласования, заключения и контроля исполнения договоров в Федеральном агентстве по физической культуре и спорту (далее - Инструкция).
2. Начальникам структурных подразделений Росспорта ознакомить сотрудников с утвержденной настоящим Приказом Инструкцией.
3. С 1 июня 2005 года ввести Инструкцию в действие.
4. С 1 июня 2005 года признать утратившей силу Инструкцию о порядке согласования, заключения и исполнения договоров в Федеральном агентстве по физической культуре, спорту и туризму, утвержденную Приказом от 20 октября 2004 г. N 351.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управляющего делами Шатхина Я.С.
Руководитель
В.А.ФЕТИСОВ
Утверждена
Приказом Руководителя
Федерального агентства
по физической культуре и спорту
от 31 мая 2005 г. N 292
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ФИЗИЧЕСКОЙ
КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общий порядок согласования, заключения, учета, ведения и контроля исполнения договоров, контрактов, соглашений (далее - договоры) в Федеральном агентстве по физической культуре и спорту (далее - Росспорт).
Росспорт заключает договоры в целях осуществления полномочий, возложенных на него Положением о Федеральном агентстве по физической культуре и спорту, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2004 г. N 904.
Инструкция определяет порядок:
- подготовки проектов договоров, одной из сторон в которых выступает Росспорт;
- согласования и заключения договоров;
- учета и хранения заключенных договоров;
- ведения договоров (контроля со стороны Росспорта за исполнением обязательств сторон).
1.2. Росспорт в соответствии с нормами гражданского законодательства Российской Федерации заключает договоры, которые могут носить как возмездный, так и безвозмездный характер.
Договоры, предполагающие расходование средств федерального бюджета, заключаются в порядке, предусмотренном законом для договоров (контрактов).
1.3. Правом подписи договоров от имени Росспорта обладают следующие должностные лица:
- Руководитель Федерального агентства по физической культуре и спорту (далее - Руководитель);
- заместители Руководителя (на основании доверенности в пределах предоставленных полномочий);
- Управляющий делами (на основании доверенности в пределах предоставленных полномочий).
2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ
2.1. Основаниями для подготовки проектов договоров в Росспорте являются:
а) утвержденное Руководителем распределение денежных средств на расходы, производимые Росспортом в пределах лимитов бюджетных обязательств;
б) решение конкурсной комиссии по результатам проведенного конкурса на закупку товаров, работ и услуг;
в) резолюция Руководителя на мотивированной докладной начальников Управлений или должностных лиц, подчиняющихся Руководителю напрямую в соответствии с распределением обязанностей.
2.2. Подготовку проекта договора осуществляет подразделение Росспорта, на которое возложена реализация функций и задач, соответствующих предмету договора.
2.3. Работник такого подразделения, указанный в поручении первым, является основным исполнителем, персонально ответственным за подготовку проекта договора, его согласование и заключение, а также ведение заключенного договора (далее - исполнитель). В отсутствие исполнителя (увольнение, перевод на другую работу, продолжительная болезнь, командировка, отпуск) указанные функции переходят к работнику, исполняющему его обязанности в соответствии с поручением руководителя структурного подразделения Росспорта.
2.4. Подготовка проекта договора начинается с изучения документов (решений), послуживших основанием для заключения договора.
За основу может быть принят проект договора, разработанный и представленный организацией, с которой планируется заключить договор, либо образец договора, разработанный Правовым управлением.
2.5. Содержание проекта договора должно соответствовать общим нормам гражданского законодательства и нормам специальных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность Росспорта.
При подготовке проекта договора должен быть установлен предмет договора, обязательства сторон (с точки зрения механизма их исполнения), порядок внесения изменений, дополнений и прекращения его действия, а также другие существенные условия договора.
2.6. Текст договора должен быть оформлен в одном стиле. Не допускается наличие в текстах договоров исправлений, помарок. Внесение изменений в текст договора допускается только путем составления нового печатного текста договора.
2.7. Договор должен составляться не менее чем в трех экземплярах. Два подлинных экземпляра договора должны передаваться Росспорту. Количество подлинных экземпляров договора и распределение их между сторонами должно быть указано в тексте договора.
2.8. Приложения к договору должны упоминаться в тексте договора, должны содержать ссылку на договор (его наименование, номер и дату) и должны подписываться сторонами договора.
3. СОГЛАСОВАНИЕ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ
3.1. Подготовленный проект договора согласовывается с заместителем Руководителя, курирующим соответствующее подразделение Росспорта (в случае, если договор подписывается Руководителем), с руководителем структурного подразделения Росспорта, работником которого является исполнитель, с заместителем начальника Управления имущественного комплекса и капитального строительства, отвечающим за работу конкурсной комиссии Росспорта, начальником Финансово-экономического управления либо его заместителем, начальником Управления бухгалтерского учета, начальником Правового управления.
Согласование проекта договора каждым из указанных должностных лиц должно осуществляться в срок, не превышающий 3-х дней.
По усмотрению Руководителя или его заместителя возможно дополнительное согласование проекта договора иными должностными лицами Росспорта. Визы (подписи) проставляются на последних листах договора и всех приложений к нему одного из тех экземпляров, который в дальнейшем передается Росспорту.
3.2. При согласовании проекта договора визы должностных лиц Росспорта имеют следующее значение:
виза руководителя структурного подразделения Росспорта, на которое возложена реализация функций и задач, соответствующих предмету договора, подтверждает, что предмет договора отвечает целям и задачам, стоящим перед Росспортом, условия договора отвечают интересам Росспорта, а порядок и сроки исполнения сторонами своих обязательств соответствуют реальным потребностям и возможностям их исполнения со стороны Росспорта;
виза заместителя Начальника Управления имущественного комплекса и капитального строительства, отвечающего за работу конкурсной комиссии Росспорта, подтверждает, что указанный проект договора может быть заключен на основании решения конкурсной комиссии или в соответствии с действующим законодательством заключение такого договора не требует проведения конкурса;
виза начальника Финансово-экономического управления подтверждает, что объемы бюджетного финансирования позволяют выполнить финансовые обязательства Росспорта в соответствии с представленным проектом договора;
виза начальника Правового управления подтверждает, что проект договора не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, подготовлен и согласован в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, не содержит положений двойного толкования и может быть представлен на подпись Руководителю или иным должностным лицам, указанным в п. 1.3 Инструкции;
виза начальника Управления бухгалтерского учета подтверждает, что проект договора не противоречит правильности использования бюджетных средств в режиме их максимальной экономии и не содержит неприемлемых условий по срокам и порядку расчетов.
3.3. Перед представлением проекта договора на согласование проект договора и все приложения к нему должны быть прошиты, завизированы исполнителем и контрагентом.
Визы исполнителей от каждой из сторон проставляются на обороте каждого листа каждого экземпляра проекта договора и приложений к проекту договора, являющихся его неотъемлемой частью.
3.4. Проект договора и приложения к нему, представляемые на согласование, должны иметь сквозную нумерацию страниц. При согласовании проекта договора исполнитель обеспечивает представление указанным в пункте 3.1 должностным лицам Росспорта необходимых сопроводительных материалов.
Визирование проекта договора осуществляется должностными лицами Росспорта, указанными в пункте 3.1 настоящей Инструкции. Начальник Правового управления визирует проект договора при наличии всех необходимых виз непосредственно перед представлением проекта договора на подпись.
3.5. При наличии разногласий по условиям договора руководитель структурного подразделения Росспорта, на которое возложена реализация функций и задач, соответствующих предмету договора (в пределах своей компетенции), проводит переговоры с представителями другой стороны (контрагента). При невозможности урегулирования спорных вопросов (в случае, если заключение договора является обязательным) исполнителем составляется протокол разногласий, который вместе с подписанным договором направляется другой стороне (контрагенту). При несогласии контрагента с протоколом разногласий или истечении срока для его принятия неурегулированные споры подлежат рассмотрению в установленном законом порядке.
3.6. Проект договора представляется на подпись Руководителю или иным должностным лицам, указанным в п. 1.3 Инструкции, после подписания контрагентом, кроме случая, предусмотренного пунктом 3.7 настоящей Инструкции.
3.7. Срок согласования, оформления и заключения договоров, полученных от других сторон, составляет не более 30 дней, а договоры, заключаемые по результатам конкурса на размещение заказов на поставку товаров для государственных нужд, должны быть заключены не позднее 20 дней со дня проведения конкурса.
4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ЗАКЛЮЧЕННЫХ ДОГОВОРОВ
4.1. Два подлинных экземпляра договора исполнитель представляет в Правовое управление, из которых:
- один подлинный экземпляр договора находится на хранении в Правовом управлении;
- второй подлинный экземпляр договора Правовое управление представляет в день его регистрации в Журнале учета договоров:
а) в Управление бухгалтерского учета для исполнения обязательств по оплате и хранению, в случае если договор содержит условия о финансово-хозяйственной деятельности;
б) в общий отдел Управления делами, в случае если договор не содержит условия о финансово-хозяйственной деятельности.
4.2. Переданные в Управление бухгалтерского учета, общий отдел Управления делами, Правовое управление договоры заносятся в журналы учета договоров, которые должны вестись в каждом из указанных подразделений Росспорта (Приложение N 1).
4.3. Копию договора исполнитель оставляет в своем структурном подразделении для осуществления контроля за исполнением договорных обязательств.
4.4. Предназначенные для контрагента экземпляры договоров направляются ему исполнителем после подписания и регистрации договора в Росспорте.
4.5. Номер и дата договора проставляются в соответствии с записями в Журнале учета Правового управления.
5. ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРОВ
5.1. Ведение заключенных Росспортом договоров (контроль со стороны Росспорта за исполнением обязательств сторонами) осуществляет исполнитель.
5.2. Для организации исполнения обязательств сторонами по договору исполнитель формирует дело, в которое подшивается контрольная копия договора со всеми приложениями, а также все материалы, имеющие отношение к процедуре подготовки проекта договора, и контрольный лист (Приложение N 2), в котором исполнитель отмечает выполнение обязательств сторон по договору.
В дальнейшем все оригиналы материалов (переписка), имеющие отношение к заключенному договору и не носящие характера прямых финансовых обязательств, хранятся в названном деле у исполнителя. Оригиналы материалов, носящие характер прямых финансовых обязательств, хранятся в Управлении бухгалтерского учета.
В процессе контроля за исполнением обязательств сторонами по договору исполнитель вправе обращаться за консультацией в Правовое управление.
5.3. В случае необходимости изменения механизма, сроков или объемов исполнения обязательств стороны могут разработать дополнительное соглашение, которое подлежит согласованию, заключению и учету в порядке, определенном разделами 3 и 4 настоящей Инструкции.
При возникновении необходимости изменения условий договора, его досрочного расторжения или пролонгации, а также при нарушении условий договора исполнитель обязан не позднее пяти рабочих дней письменно поставить в известность об этом своего руководителя, а также докладной запиской за подписью своего руководителя Управление бухгалтерского учета, Правовое управление и принять меры к урегулированию вопроса в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
5.4. Управление бухгалтерского учета обеспечивает исполнение финансовых обязательств по договору. Если данные финансовые обязательства не могут быть выполнены в указанные сроки, Финансово-экономическое управление ставит об этом в известность Руководителя, его заместителей (в случае, если договор подписывался Руководителем), руководителя структурного подразделения, работником которого является исполнитель.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА
6.1. Контроль исполнения договора осуществляется в двух формах:
- текущий контроль исполнения договорных обязательств;
- последующий контроль исполнения договорных обязательств.
6.2. Текущий контроль исполнения договорных обязательств осуществляют исполнитель (в части реализации предмета, условий договора и выполнения обязательств сторонами) и Управление бухгалтерского учета (в части соблюдения размеров оплаты, сроков и порядка расчетов).
6.3. Текущий контроль в части реализации предмета договора и выполнения обязательств сторон осуществляется посредством ведения контрольного листа исполнения договора.
В контрольном листе исполнитель указывает сроки поставки продукции выполнения работ, оказания услуг, сроки фактического исполнения обязательств по договору, сроки и размеры оплаты продукции, выполнения работ, оказания услуг и сведения об оплате. Исполнитель ежемесячно представляет в Управление бухгалтерского учета заявки о необходимых объемах финансирования в пределах обязательств по договору.
Исполнитель ежеквартально не позднее 10 числа после окончания квартала представляет копию контрольного листа о фактическом исполнении обязательств сторон по договору в Правовое управление.
Исполнитель не позднее пяти рабочих дней после истечения срока действия договора представляет в Правовое управление копию контрольного листа, завизированную начальником Управления бухгалтерского учета, для хранения.
6.4. Правовое управление при выявлении фактов неисполнения обязательств сторонами по договору представляет докладную записку на имя Руководителя или его заместителей для принятия соответствующего решения.
Приложение N 1
Журнал
учета договоров, заключенных Федеральным агентством
по физической культуре и спорту
┌───┬─────┬────┬───────┬────────────┬──────┬─────────────┬───────┐ │ N │Учет-│Дата│Краткое│Наименование│Кол-во│Наименование │Приме- │ │п/п│ный │ │содер- │контрагента │листов│структурного │чание │ │ │номер│ │жание │ │ │подразделения│ │ │ │ │ │ │ │ │ исполнителя │ │ ├───┼─────┼────┼───────┼────────────┼──────┼─────────────┼───────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼─────┼────┼───────┼────────────┼──────┼─────────────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼─────┼────┼───────┼────────────┼──────┼─────────────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼─────┼────┼───────┼────────────┼──────┼─────────────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴─────┴────┴───────┴────────────┴──────┴─────────────┴───────┘Приложение N 2
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА _________________________________________________________ (наименование договора, дата и учетный номер, общая сумма договора) ┌──────────┬───────────────────────┬──────────────────────┬──────┐ │Контрагент│ Обязательства │Фактическое исполнение│Приме-│ │ │ по договору │ │чание │ │ ├─────────┬───────┬─────┼─────────┬──────┬─────┤ │ │ │ Сроки │ Сроки │Сумма│ Сроки │Сроки │Сумма│ │ │ │поставки │выплаты│опла-│ поставки│оплаты│опла-│ │ │ │продукции│ │ты │продукции│ │ты │ │ │ │ (работ, │ │ │ (работ, │ │ │ │ │ │ услуг) │ │ │ услуг) │ │ │ │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │Контрагент│ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │Росспорт │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┼─────────┼───────┼─────┼─────────┼──────┼─────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └──────────┴─────────┴───────┴─────┴─────────┴──────┴─────┴──────┘Примечание:
Основанием для заполнения графы 5 являются накладная, акт приемки; графы 6 и 7 - платежное поручение.