МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 8 апреля 1999 г. N АС-353/2-301
О РАЗМЕЩЕНИИ ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ
РАБОТ, ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД ПУТЕМ
ЗАПРОСА КОТИРОВОК И ИЗ ЕДИНСТВЕННОГО ИСТОЧНИКА
В связи с многочисленными обращениями государственных заказчиков по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд простыми способами закупок (запроса котировок цен и из единственного источника) Минэкономики России направляет рекомендации по этому вопросу, в целях использования при размещении заказов на поставки товаров, работ и услуг для государственных нужд.
А.СВИНАРЕНКО
Приложение
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВОПРОСАМ РАЗМЕЩЕНИЯ ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ,
ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ, ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
НУЖД ПРОСТЫМИ СПОСОБАМИ ЗАКУПОК
I. Введение
В соответствии с Положением об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд (утверждено Указом Президента РФ от 8 апреля 1997 г. N 305) основным способом закупок продукции для государственных нужд являются открытые конкурсные торги. Но при всей их значимости и важности для обеспечения эффективности расходования бюджетных средств нельзя не видеть и определенные недостатки этого способа закупок. К их числу в первую очередь можно отнести следующие:
длительность процедур проведения конкурсных торгов;
значительные затраты заказчика по планированию торгов, подготовке конкурсной документации, рассмотрению конкурсных предложений и выявлению победителя;
существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые финансовые затраты, связанные с покупкой конкурсной документации и получением необходимых гарантий, за которые коммерческие банки в России берут достаточно ощутимую плату.
В целом ряде случаев указанные выше затраты могут не перекрываться тем эффектом, который получается в результате проведения конкурсных торгов. Здесь речь идет в первую очередь об относительно небольших закупках, а также об организации срочных поставок.
Все это делает необходимым предусмотреть наряду с открытыми конкурсными торгами и упрощенные способы закупок продукции для государственных нужд.
К простым способам закупок относятся те, которые не требуют проведения конкурса, а именно запрос котировок цен и закупки из единственного источника.
Случаи использования простых способов закупок оговорены Указом, заказчик должен четко ими руководствоваться и при каждом случае использования простого способа закупок обязан давать в протоколе объяснения обстоятельств, из которых он при этом исходил.
Рекомендации по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд простыми способами закупок составлены в развитии и применительно к требованиям Методических рекомендаций по проведению торгов (конкурса) на закупку товаров (работ), предварительному квалификационному отбору поставщиков (подрядчиков), утвержденных Приказом Минэкономики России от 30 сентября 1997 г. N 117.
II. Запрос котировок цен
1. Общие положения
1.1. Заказчик вправе проводить закупки способом запроса котировок цен при соблюдении двух следующих условий:
цена государственного контракта не должна превышать 2500 установленных законом минимальных размеров оплаты труда или размера, установленного нормативными правовыми актами, издаваемыми уполномоченным федеральным органом;
по закупаемым товарам существует сложившийся рынок.
1.2. Заказчик предварительно проводит конъюнктурную оценку сложившегося рынка закупаемого товара. Он может осуществлять эту оценку самостоятельно или с привлечением консультативных организаций. В связи с тем, что по многим товарам существует значительная региональная дифференциация цен, важно при проведении конъюнктурных исследований охватывать максимально возможное с технической и экономической точки зрения число регионов.
В результате изучения конъюнктуры определяется масштаб цен, сложившийся на рынке закупаемой продукции, и перечень потенциально наиболее привлекательных поставщиков.
2. Разработка котировочной документации
2.1. В состав котировочной документации входит:
запрос заказчиком котировки цен у претендентов (форма 1);
котировочная заявка (котировка цен) претендентов (форма 2).
2.2. Запрос заказчиком котировки цен у претендентов должен содержать следующую информацию:
наименование и адрес заказчика;
спецификацию, количество и место доставки закупаемой продукции;
предлагаемый график поставок;
предлагаемый порядок платежей;
структуру цены (включаются ли в цену затраты на транспортировку, страхование, уплату налогов, таможенных пошлин, сборов и других обязательных платежей);
сроки и адрес представления котировочной заявки (котировки цен) и ее форма.
2.3. Форма котировочной заявки (котировки цен) содержит:
наименование и реквизиты претендента;
спецификацию, количество и место доставки продаваемой продукции;
цену в соответствии с требованиями запроса котировки цен;
предлагаемый график поставок;
предлагаемый порядок платежей.
3. Получение котировочной заявки (котировок цен)
3.1. Заказчик составляет перечень претендентов, которым, по его мнению, целесообразно направить запрос котировок цен. Этот перечень должен быть утвержден руководителем организации - заказчика или его уполномоченным лицом.
3.2. Заказчик по почте (телефаксом, телеграфом) направляет запрос котировок цен одновременно всем потенциальным претендентам в соответствии с утвержденным перечнем.
При этом указывается, что направление заказчиком запроса котировки цен и представления поставщиком котировочной заявки не накладывает на стороны никаких дополнительных обязательств.
3.3. Поставщик в указанные сроки и по запрашиваемой форме представляет котировочную заявку (котировку цен) в письменной форме, подписанной правомочным представителем поставщика. Каждый поставщик имеет право представить только одну котировку цен, которая не может быть впоследствии изменена.
3.4. Полученные котировочные заявки (котировки цен) регистрируются уполномоченным представителем заказчика по мере их поступления.
4. Оценка поступивших котировочных заявок (котировок цен)
4.1. Для оценки полученных котировочных заявок (котировок цен) заказчиком создается котировочная комиссия. Эта комиссия рассматривает представленные претендентами котировки цен и составляет таблицу заявок, в которой приводится перечень поставщиков, представивших котировки цен, предлагаемые цены, соблюдение претендентом условий поставок, предусмотренных в запросе котировок цен.
4.2. Полученные котировки цен оцениваются котировочной комиссией с точки зрения их соответствия требуемым техническим параметрам продукции, приемлемости для заказчика графика поставок и порядка платежей. Из котировочных заявок (котировок цен), которые отвечают указанным требованиям, выигравшей признается та, в которой указана наименьшая цена.
Результаты работы котировочной комиссии утверждаются заказчиком или его уполномоченным лицом.
4.3. Письменное уведомление о признании котировочной заявки (котировки цен) выигравшей в течение трех дней после утверждения заказчиком результатов работы котировочной комиссии направляется представившему ее поставщику. К этому моменту заказчик должен быть готов предоставить ему текст проекта государственного контракта. Остальным претендентам направляется в эти же сроки сообщение об отклонении их заявок.
4.4. С поставщиком, котировочная заявка которого признана наилучшей, заключается государственный контракт в установленном порядке.
5. Составление отчета (протокола о процедурах закупок)
После окончания процедур закупок способом запроса котировок составляется отчет (протокол о процедурах закупок), который должен содержать следующую информацию:
наименование и количество закупаемой продукции (в натуральном и стоимостном выражении);
обоснование целесообразности использования при данных закупках способа запроса котировок;
количество и наименование поставщиков, которым был направлен запрос котировок цен;
количество и наименование поставщиков, от которых поступили котировочные заявки (котировки цен);
таблица поступивших котировочных заявок;
наименование победителя и обоснование присуждения ему контракта.
Форма 1
ЗАПРОС КОТИРОВОЧНОЙ ЦЕНЫ
Дата:
Кому _______________________________________ Уважаемые господа! Заказчик ______________________________ (название, почтовый и телеграфный адрес, номер телекса и / или факса, имя и должность ответственного лица) предусматривает осуществить закупку способом запроса котировки следующую продукцию: ___________________________________________________ (наименование, спецификация, количество и место доставки закупаемой продукции). Сроки поставки продукции _____________________ Оплата поставленной продукции будет произведена _____________ ____________________________ В случае Вашего согласия принять участие в поставках указанной продукции просим представить котировочную заявку (котировку цен) по адресу _______________________ до _______________________________________ (дата окончания принятия котировки цен) Цена предлагаемой продукции должна быть указана с учетом затрат на транспортировку, страхование, уплату налогов, таможенных пошлин, сборов и других обязательных платежей. Уведомляем Вас, что направление заказчиком запроса котировки цен и представление поставщиком котировки цен не накладывает на стороны никаких дополнительных обязательств. Приложение: форма котировочной заявки (котировки цен). __________________ _________________________ (подпись, печать) (должность)Форма 2
КОТИРОВОЧНАЯ ЗАЯВКА
(котировка цен)
Дата:
Кому ______________________________ Уважаемые господа! Изучив направленный Вами запрос котировки цены, мы, нижеподписавшиеся, предлагаем осуществить поставку и доставку __________________________________ (наименование, спецификация, количество и место доставки закупаемой продукции) на сумму __________________ или другие суммы, подтвержденные прилагаемой таблицей цен, которая является частью настоящей заявки. Мы обязуемся в случае принятия нашей котировки цен поставить продукцию в соответствии с графиком поставок, приведенным в запросе котировки цен, и согласны с имеющимся в нем порядком платежей. До подготовки и оформления официального контракта настоящая котировочная заявка вместе с Вашим уведомлением о присуждении контракта будут выполнять роль обязательного контракта между нами. Мы признаем, что направление заказчиком запроса котировки цен и представление поставщиком котировочной заявки не накладывает на стороны никаких дополнительных обязательств. _________________ ___________________________ (подпись, печать) (должность)III. Закупки из единственного источника
1. Закупки из единственного источника - это способ закупки товаров, работ и услуг, при котором заказчик направляет предложение о заключении контракта только одному поставщику (подрядчику). По своей сути этот способ закупки представляет собой прямую выдачу контрактов, поэтому его процедуры элементарны и какой-либо дополнительной регламентации не требуют. В этой связи методическая проработка при данном способе закупок требуется не для самих процедур, а по процессу обоснования необходимости и целесообразности использования закупок из единственного источника в качестве способа обеспечения государственных нужд.
2. Заказчику предоставляется право проводить закупки из единственного источника посредством запроса предложения или ценовой котировки у одного поставщика по согласованию с Минэкономики России.
2.1. Если вследствие чрезвычайных обстоятельств возникла срочная потребность в определенных товарах, работах, услугах, в связи с чем применение иных способов закупок нецелесообразно с учетом фактора времени.
При этом особое значение имеют причины возникновения чрезвычайных обстоятельств. Они могут быть объективными и субъективными. К объективным причинам относятся стихийные бедствия, аварии и прочие катаклизмы, возникающие помимо воли и действий людей. К субъективным - недобросовестное, халатное отношение сотрудников заказчика или финансирующего его органа к своим служебным обязанностям. Последние не могут быть приняты в качестве обоснования необходимости использования данного способа закупок.
Важно и то, что требуется предварительная проработка действий государственных заказчиков в условиях возникновения чрезвычайных ситуаций, чтобы минимизировать затраты на закупки в этих условиях.
Число государственных заказчиков, которые наиболее часто непосредственно задействуются в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, относительно ограничено: МЧС, Госкомрезерв, силовые структуры и некоторые другие. Именно они должны в первую очередь прорабатывать вопросы обеспечения потребности в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций. Тем более, что существует многолетний опыт определения необходимого объема и структуры запасов наиболее часто используемых для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций материальных ресурсов. Кроме того, необходимо заранее определить схемы закупки дополнительных ресурсов (возможные поставщики, объемы и номенклатура закупаемой продукции, схемы ее доставки и т.п.).
Закупки продукции из единственного источника в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций по заранее проработанным схемам и у заранее определенных предпочтительных поставщиков будет способствовать снижению затрат бюджетных средств, направляемых на эти нужды.
2.2. Если товары, работы, услуги могут быть получены только от одного поставщика (подрядчика) либо единственный поставщик обладает исключительными правами в отношении данных товаров, работ, услуг и отсутствует их равноценная замена.
При этом необходимость доказательства, что данный рынок товаров, работ и услуг действительно монополизирован, возлагается на заказчика.
Следует отметить и еще одно обстоятельство, с которым приходится достаточно часто сталкиваться на российском рынке. Монополизация производства еще не означает, что монополизирована торговля данным товаром. Вследствие широкого развития бартерных операций, взаиморасчетов участников рынка не деньгами, а товарами на рынке появляется достаточно большое количество структур, продающих эту продукцию. В ряде случаев между ними происходит острая конкурентная борьба, что весьма существенно влияет как на предлагаемую цену, так и на условия продаж.
2.3. Если заказчиком, осуществившим закупки товаров, работ, услуг у определенного поставщика (подрядчика) установлено, что дополнительные закупки по соображениям стандартизации или ввиду необходимости обеспечения совместимости с ранее закупленными товарами или услугами должны быть произведены у того же поставщика (подрядчика). При этом должна учитываться эффективность первоначальных закупок с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика, ограниченность объема предлагаемых закупок по сравнению с первоначальными закупками, разумность цены и неприемлемость альтернативных вариантов.
В своем отчете (протоколе) заказчик должен обосновать, что за период его предыдущих закупок не произошло существенных изменений на рынке данного товара (услуги), не появились новые возможности (альтернативные варианты) удовлетворить его потребность более эффективным способом, что предыдущая его закупка оказалась достаточно эффективной, новая закупка не приведет к заметному снижению этой эффективности, а сам ее объем существенно меньше, чем объем первоначальной закупки.
2.4. Наличие обстоятельств, позволяющих заказчику проводить специализированные закрытые торги, если заказчиком установлено, что проведение закупок из единственного источника является наилучшим способом закупок.
Речь здесь идет прежде всего о закупках вооружения, специальной техники и другой продукции, закупки которой представляют собой государственную тайну. Производство и продажа этой продукции жестко регламентируется государством, производят ее, как правило, государственные предприятия, число которых ограничено. Поэтому в ряде случаев не удается обеспечить необходимый уровень конкуренции в этой сфере посредством торгов, что делает проведение закупок на конкурсной основе нецелесообразным.
2.5. Если при проведении закупок заказчику была представлена только одна конкурсная заявка, предложение или котировка и проведение новых процедур, по мнению заказчика, не приведет к заключению государственного контракта.
В этом случае заказчику требуется представить убедительные аргументы, что он обеспечил необходимый уровень рекламы своих конкурсных торгов и большая часть потенциальных участников могла с ней ознакомиться. Кроме того, он должен показать, что квалификационные условия и требования к закупкам не были чрезмерно жесткими и не могли стать препятствием для участия в конкурсе поставщиков (подрядчиков), которые в состоянии удовлетворить обоснованные требования заказчика.
3. После окончания процедур закупок из единственного источника составляется отчет (протокол о процедурах закупок, который должен содержать следующую информацию:
наименование и количество закупаемой продукции (в натуральном и стоимостном выражении);
обоснование целесообразности использования закупок из единственного источника;
наименование поставщика (подрядчика), с которым был заключен контракт, и основные условия этого контракта.